Las plataformas o sistemas de gestión escolar son un tipo de software que facilita diferentes procesos de la gestión de los centros educativos. Proveen herramientas para directivos, funcionarios, docentes, padres y estudiantes de la institución, que ayudan a simplificar los procesos administrativos, concentrar la información y hacer más fluida la comunicación.
Funcionalidades del software de gestión escolar.
Existen varias plataformas de gestión, cada una con sus particularidades y funcionalidades específicas. Sin embargo, hay tres pilares fundamentales que deben estar presentes en cualquier plataforma:
- Gestión académica
- Comunicación con las familias
- Control de pagos
A continuación te explicamos más sobre cada uno.
Gestión académica
Si estás evaluando plataformas de gestión escolar para implementar una en tu colegio, asegúrate que te permita llevar el registro de las evaluaciones realizadas en clase, las calificaciones y asistencias de los estudiantes, calcular promedios, generar boletines, etc.
Muchas plataformas son muy rígidas en estos aspectos. Es importante que la plataforma que implementes sea lo suficientemente flexible para que se adapte a tus necesidades concretas. Por ejemplo, Eventifica permite configurar los períodos de evaluación (bimestres, trimestres, semestres, etc.), diferentes escalas de evaluación, variables de asistencia, el formato de los boletines y más. Te invitamos a conocer más sobre el módulo de gestión académica de Eventifica.
Comunicación con las familias
La comunicación con los padres es un aspecto fundamental de la vida del colegio y es transversal a toda la gestión. La plataforma de gestión debe facilitar la comunicación efectiva y permitirte enviar comunicados a toda la comunidad, a grupos segmentados o de forma personal y, además, simplificar el envío de la información académica de los estudiantes, avisos de pagos pendientes, etc.
Muchas plataformas permiten la comunicación exclusivamente a través de la web o correos electrónicos. Estos mecanismos resultan ineficientes porque demandan que los padres ingresen todo el tiempo a revisar si hay algo nuevo y, en lugar de facilitarles la información, les genera más trabajo.
Por otro lado, hay plataformas como Eventifica que incluyen una app móvil para los padres. Una app ordena la comunicación y al mismo tiempo permite enviar notificaciones push que llegan de forma inmediata y directo a la pantalla del celular, aumentando muchísimo la tasa de lectura. Así que si estás buscando una plataforma asegúrate que incluya una app para los padres.
Finanzas
El control de pagos es un área muy importante de la gestión del colegio. Tener la información sobre la situación financiera de cada familia en la plataforma de gestión del colegio ahorra muchas horas de trabajo administrativo. Por un lado te permite tener toda la información centralizada y encontrar lo que necesites en un sólo lugar. Por otro lado, y como veíamos en el punto anterior sobre la comunicación, permite enviar fácilmente avisos de pago a los padres. Por ejemplo, Eventifica automatiza todo el seguimiento de pagos pendientes para minimizar la morosidad y aumentar la recaudación, sin consumir decenas de horas administrativas en enviar manualmente los estados de cuenta o realizar llamadas por retrasos en los pagos.
¿Cómo elegir una plataforma de gestión para el colegio?
Además de tener en cuenta las funcionalidades que mencionamos, considera los siguientes factores.
Plataforma en la nube
Al funcionar en la nube tienes disponibilidad 24/7 y no dependes de un dispositivo específico para utilizar la plataforma o almacenar la información.
Fácil de usar
El software de gestión escolar debería simplificar las tareas y no hacerlas más difíciles. Por eso, una interfaz amigable, intuitiva y ágil es fundamental para que puedas hacer lo que necesitas sin obstáculos.
Actualizaciones periódicas
La tecnología avanza constantemente, los sistemas operativos se actualizan y es necesario que la plataforma de gestión mantenga la compatibilidad, además de agregar nuevas funcionalidades y mejoras.
Flexible
Cada colegio tiene sus particularidades y es necesario que la plataforma que elijas sea lo suficientemente flexible para cubrir tus necesidades. Algunas plataformas están muy enfocadas en cumplir estrictamente lineamientos específicos y podrían generarte dificultades.
App para padres
Aunque lo mencionamos antes, vale la pena repetirlo. Una app que le permita a las familias recibir toda la información al instante, centralizada, ordenada y de forma amigable es imprescindible para lograr una comunicación eficiente y padres satisfechos. Si el colegio tiene una propuesta de valor excelente, actividades valiosas y una gestión excepcional, pero los padres no se enteran de lo que sucede ¡estás desaprovechando una oportunidad valiosa!
Integración con otras plataformas
Es posible que en el colegio se utilicen otros sistemas aparte del software de gestión escolar y es importante que la integración sea posible. Por ejemplo, Eventifica cuenta con una API que permite conectar otras plataformas, permite distribuir de forma masiva archivos generados externamente mediante una herramienta muy simple y permite exportar la información para cargarla en otros sistemas.
Conclusión
Sin dudas que tener una plataforma de gestión para el colegio es algo fundamental porque simplifica los procesos y ayuda a hacer un uso más eficiente del tiempo y los recursos de la institución. Permite reducir el uso de papel, facilita la comunicación interna y externa, evita tareas innecesarias y proporciona mayor acceso a la información para directivos, administradores, docentes, padres y estudiantes.
Si estás evaluando implementar una plataforma en tu centro educativo, te recomendamos considerar los aspectos que comentamos en este artículo y te invitamos a conocer nuestra plataforma de gestión para colegios o escribirnos a info@eventifica.com para recibir más información.
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