¿Alguna vez te pasó de estar apurado por llegar a un lugar y no encontrar las llaves de tu casa? ¿Recuerdas la sensación de estrés aumentando con cada minuto que pasaba buscando? Es una situación bastante frustrante.
Lo mismo sucede con los comunicados del colegio.
Imagina que un padre trabaja gran parte del día, con dos hijos en el colegio, llenos de actividades y horarios. Ahora imagina que ese padre recuerda que hoy en la clase de uno de sus hijos tienen una presentación a la que están invitados los padres y él se había comprometido a ir. Pero no está 100% seguro si es hoy, ni exactamente a qué hora es. El padre recurre a buscar en su correo pero no encuentra nada al respecto en los primeros 50 correos, nada en los siguientes 50. Decide buscar en WhatsApp, pero encuentra que tiene el grupo de “Padres de Tercero 1 de Primaria”, el de “Padres del colegio – General”, el de “Taller de actuación”, y el de “Taller de robótica”. Cada vez más nervioso y frustrado, entra a la sección de noticias de la web del colegio y nada. Finalmente decide llamar al colegio y, luego de varios minutos de espera en el teléfono, la respuesta: “la presentación fue ayer”.
¿Te suena familiar?
Este es uno de los principales problemas que sucede cuando mantenemos en simultáneo varios canales de comunicación entre el colegio y las familias.
¿La solución?
Centralizar.
Si eres como yo, seguramente tienes un lugar específico para dejar las llaves y no perderlas. Podemos hacer algo similar con la comunicación y evitar la frustración de los padres.
Creo que todos estamos de acuerdo que la comunicación efectiva entre la escuela y las familias es algo fundamental. Si no es tu caso, te recomiendo cerrar esta página y ahorrarte unos minutos de lectura.
Si todavía sigues leyendo, me gustaría compartirte 5 beneficios que tiene centralizar la comunicación del colegio en un único canal para que lo consideres como una solución en tu propio colegio.
1. Facilita el acceso a la información
Como vimos en el ejemplo de las llaves y el del padre desesperado, es muy frustrante no encontrar lo que necesitamos en el momento adecuado.
Centralizar la comunicación simplifica el acceso a la información para las familias. Con un único canal, los padres no tienen que navegar entre diversos correos electrónicos, mensajes de texto o aplicaciones para encontrar la información. Esto les ahorra tiempo y reduce la posibilidad de que se pierdan detalles cruciales sobre eventos escolares, fechas importantes o cualquier novedad relevante.
2. Aumenta la eficiencia en la comunicación
Si bien resulta intuitivo pensar que si abarcamos más canales de comunicación llegaremos más y mejor a los padres del colegio, muchas veces sucede lo contrario.
¿Cómo puede ser?
Para entenderlo tenemos que ponernos nuevamente en el lugar del padre. Lo más probable es que el padre no revise todos los canales de comunicación sino solo el que le resulte más fácil y práctico. Por ejemplo, si un comunicado que puede ver entrando a la web del colegio también le llega al correo, seguramente deje de entrar a la web. Si además, el comunicado se lo envían por WhatsApp y le llega una notificación, seguramente deje de revisar el correo.
El problema surge cuando lo que comunica el colegio no se encuentra todo en el canal que ese padre atiende. Por ejemplo, el padre acostumbra leer los mensajes de WhatsApp que envían los maestros pero los comunicados institucionales los envía la dirección al correo.
La primera solución que viene a la mente de muchos directivos es “hay que enviar todo por todos lados”. Así comienzan cadenas de mensajes que salen de la dirección hacia los docentes para que los reenvíen en sus grupos. Luego los docentes demoran en enviarlos, los modifican o directamente los omiten. De cualquier forma, comienza a volverse una tarea muy trabajosa y poco eficiente.
Esto nos lleva al siguiente punto.
3. Aumenta la eficiencia administrativa
Gestionar múltiples plataformas puede ser una carga innecesaria para el personal escolar, mientras que para los padres puede resultar abrumador tener que revisar constantemente diferentes canales.
Un único medio centralizado agiliza los procesos y evita el trabajo duplicado, facilitando la administración de la información y mejorando la eficiencia operativa. Piensa en la diferencia entre enviar un único comunicado y tener que replicarlo en 3 canales diferentes adaptando el formato a cada uno.
4. Evita malentendidos y confusiones
Al utilizar un solo canal de comunicación, la escuela puede garantizar un mensaje claro y coherente. Muchas veces se producen malentendidos y confusiones porque la misma información llega de formas distintas y el mensaje resulta ambiguo.
Este suele ser el caso cuando el área de comunicación o la dirección del colegio envía un comunicado institucional por correo y luego los docentes o tutores envían, supuestamente, la misma información en los grupos de WhatsApp con los padres de sus cursos.
El problema ocurre cuando cada uno le da su impronta personal y ajusta la redacción o incluso omite detalles que considera secundarios. El resultado termina siendo un mensaje ambiguo que confunde a los padres o que directamente es ignorado.
5. Facilita el control
Es muy difícil (o imposible) mantener un control de lo que se está comunicando desde el colegio cuando cada docente envía mensajes a los padres a través de WhatsApp desde un celular personal. Esto da lugar a situaciones indeseadas que pueden perjudicar la imagen del colegio pero también la privacidad de los maestros que quedan expuestos ante los padres.
Conclusión
Aunque intuitivamente pensemos que la comunicación será más eficiente si utilizamos múltiples canales de comunicación, vemos que centralizar la información en un único canal presenta múltiples beneficios como el fácil acceso a la información, mayor eficiencia, menos confusiones y mayor control.
Pero no es sólo una cuestión de cantidad. Tener un solo canal de comunicación no nos garantiza una comunicación eficiente. Es necesario elegir un canal adecuado que resulte práctico para los padres y, al mismo tiempo, práctico para los docentes, funcionarios y directores del colegio al momento de enviar los comunicados.
Ahí es cuando toma sentido una app como la de Eventifica, que está diseñada específicamente para cubrir las necesidades de colegios y reúne las ventajas principales de cada uno de los canales de comunicación más comunes e incorpora posibilidades adicionales. Por ejemplo, la inmediatez y facilidad de envío de WhatsApp, la formalidad del correo, las posibilidades visuales de la web y, además, la posibilidad de tener múltiples usuarios con diferentes niveles de permisos para trabajar en equipo sin perder el control.
Al centralizar toda la información en una app, los padres recibirán los comunicados de forma inmediata a través de notificaciones y siempre sabrán a dónde recurrir cuando quieren encontrar información específica. Por otra parte, podrás habilitar usuarios de docentes que tengan permisos restringidos para comunicarse con sus grupos y al mismo tiempo enviar los comunicados institucionales directamente desde la Dirección.
Si te interesa conocer más sobre la app y cómo puedes implementarla en tu colegio, haz clic aquí.
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