Existen distintas formas en que las maestras y profesores pueden comunicarse con los padres de sus alumnos: en una reunión, por teléfono, con una carta escrita, SMS, email, redes sociales, por mencionar algunos de las más populares.
Cada método puede ser más o menos adecuado en función del carácter de lo que se quiera comunicar y también del destinatario final (si es a una persona, una clase o todo el colegio).
Por ejemplo, informar la fecha, costo y demás detalles del próximo campamento a toda la clase puede hacerse por email o enviando un comunicado escrito, sin embargo para tratar temas más sensibles como problemas de rendimiento o conducta de un alumno en particular, el teléfono o una cita cara a cara en la escuela pueden ser opciones más recomendables.
Otra forma de comunicación que algunos colegios utilizan entre docentes y padres son los grupos de WhatsApp.
No cabe duda que esta herramienta está completamente instalada en nuestras vidas y la usamos de forma constante todos los días ya sea para trabajar o hablar con nuestra familia y amigos. Pero ¿es buena idea usarla para la comunicación institucional del colegio?
Si bien, crear un grupo de WhatsApp entre los funcionarios del colegio y los padres de cada clase puede parecer una buena solución, esto trae implícito algunos problemas y complicaciones que no siempre se ven de antemano.
Información segmentada
El primer inconveniente al trabajar de esta manera se da cuando interesa enviar el mismo mensaje a varias clases o a toda la escuela. Quien esté enviando el comunicado tiene que copiar y pegar el mismo mensaje en cada grupo de padres. Esto siempre y cuando toda la comunicación esté centralizada en un solo celular institucional.
En el caso de que cada maestra tenga el grupo de su clase en su teléfono personal, hacer llegar el mensaje a todos los destinatarios se hace aún más complejo. Teniendo que distribuirlo primero a las maestras de todos los grupos y luego ellas reenviarlo a los grupos de padres correspondientes de forma manual. Repetir este proceso todos los días o varias veces por semana lo vuelve tedioso muy rápidamente y está propenso a generar olvidos y errores en el mensaje.
Ruido en la comunicación
El segundo problema, y tal vez el más grave, es que por la propia naturaleza de estos grupos, todos pueden interactuar libremente con quien quieran, es decir: docentes con padres, padres con docentes, docentes con docentes y padres con padres.
«Que todos puedan participar por igual hace que sea difícil para los padres distinguir entre lo que oficialmente comunicó la institución y los comentarios u opiniones de los demás padres.»
Si bien la intención original puede haber sido facilitar y hacer más fluida la comunicación entre el colegio y las familias, estos grupos suelen desvirtuarse muy rápidamente y perder el objetivo con el cual fueron creados.
El hecho que todos puedan participar por igual hace que sea difícil para los padres distinguir entre lo que oficialmente comunicó la institución y los comentarios u opiniones de los demás padres. Lo que puede provocar desinformaciones y malentendidos, pudiendo en casos extremos llegar a generar conflictos y peleas entre los mismos padres.
Esta problemática se fue haciendo cada vez más evidente en los últimos tiempos y no es ajena a las autoridades, lo que las llevó a reflexionar sobre el tema y en algunas partes de Europa ya está prohibido el uso de las aplicaciones de mensajería instantánea como canal de comunicación entre los profesores y estudiantes e incluso sus padres.
Por lo que hemos visto hasta ahora no parece que haya mucha luz al final del túnel, pero la buena noticia es que hay solución para estos problemas e incluso oportunidad de optimizar los tiempos y disminuir los costos.
Informa a los padres de forma clara y sin teléfonos descompuestos
Lo primero a tener en cuenta para tener una comunicación fluida y saludable es definir un política de comunicación unificada para toda la institución y que todos los docentes, administrativos, padres y madres estén al tanto.
La política puede ser algo tan simple como que todas las comunicaciones se van a hacer por teléfono, o que las actividades extra curriculares se notifican por mail y los boletines se entregan de forma presencial. Lo importante es definir los canales institucionales, que todo el mundo esté enterado y que se respeten.
Tener y aplicar una política de comunicación institucional trae varios beneficios:
- Ayuda a los padres a obtener la información más rápidamente, ya que todo lo que necesitan saber se encuentra centralizado en un único lugar. Lo que evita llamadas y consultas al colegio innecesarias.
- Presenta al colegio con una imagen institucional más seria, sólida y ordenada.
- Facilita a los profesores, maestras y administrativos la tarea de comunicarse con los padres.
- Permite al colegio un mayor control sobre lo que se comunica y lo que no, incluso sobre el lenguaje o estilo de redacción que se utiliza en los comunicados.
Una app dedicada a la comunicación del colegio con las familias
En cuanto a los canales o herramientas a utilizar para obtener los beneficios de la tecnología y al mismo tiempo evitar conflictos y teléfonos descompuestos, lo mejor es tener una plataforma dedicada exclusivamente a la comunicación del colegio con las familias, preferentemente donde la información salga de forma unidireccional desde la institución hacia los padres.
Tener una app propia del colegio para comunicarse con las familias cumple con estas características y permite enviar el mensaje de forma rápida y fácil directo al celular de los padres. Por tratarse de un medio digital, diseñado específicamente para escuelas, colegios y liceos, a esto se le suma la posibilidad de comunicar no solo texto plano sino también cargar el calendario de actividades, subir álbumes de fotos y videos, archivos pdf, el menú del comedor y todo lo que pueda ser de interés para los padres.
En conclusión, una app propia del colegio para comunicarse con las familias es la forma de centralizar toda la información relevante para los padres en un solo lugar, tener el control de lo que se envía y disminuir tiempos y costos administrativos.
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