Si eres docente, administrador o trabajas en un colegio, en este artículo encontrarás algunos consejos prácticos sobre cómo administrar y usar los grupos de WhatsApp para comunicarte con los padres.
Como vimos en el artículo anterior, el uso de los grupos de WhatsApp presenta algunos problemas que hacen que no sean la mejor opción a la hora de comunicarse con las familias del colegio. Sin embargo, siguen siendo una forma de comunicación bastante utilizada en muchos centros educativos que aún no cuentan con una herramienta más adecuada para este fin. Si ese es tu caso sigue leyendo para ver cómo evitarte algunos dolores de cabeza.
Define una política de comunicación institucional
Esto va más allá de los grupos de WhatsApp. Es importante que esté claro a nivel institucional cuáles van a ser los canales de comunicación que se van a utilizar, qué se va a comunicar en cada uno y quién es el responsable de cada canal.
Si aún no tienes claro cómo escribirla y para qué sirve, te recomendamos leer este artículo.
Comparte las reglas del grupo
Deja en claro cuál es la finalidad del grupo, qué tipo de interacción es aceptable y cuál no. Aunque pueda parecer un poco estricto, recuerda que no se trata de un grupo de amigos sino de un canal para informar sobre las actividades del colegio y los estudiantes.
Nosotros recomendamos incluir al menos los siguientes puntos:
- Respetar los horarios del día. En términos generales, las personas están despiertas durante el día y duermen en la noche.
- No hablar de política, equipos deportivos o creencias religiosas, ya que son temas que despiertan mucha sensibilidad.
- No compartir memes, chistes o videos graciosos. Lo que es gracioso para uno puede resultar ofensivo para otro.
- No plantear situaciones personales que merezcan ser conversadas y tratadas en privado. No es necesario que todos se enteren que un padre tiene varios pagos atrasados.
Predica con el ejemplo
Siempre sigue las reglas. La primera forma de incentivar a que los padres las respeten es dar el ejemplo tú mismo. Si comunicaste a los padres que no está permitido hablar de política en el grupo, evita enviar memes, chistes o videos relacionados con figuras, agrupaciones o situaciones políticas que puedan iniciar una discusión u ofender la sensibilidad de otro miembro del grupo.
Corrige en privado
Cuida la integridad de los participantes. En caso que un padre esté incumpliendo las reglas del grupo o tenga una actitud negativa, evita a toda costa dejarlo en ridículo frente a los demás padres. Es preferible hablar con él en privado que iniciar una discusión con todo el grupo como espectador.
Reitera las reglas cuando haga falta
Puede darse alguna situación en la que se vean involucrados varios padres y se incumplan las reglas establecidas. En este caso es recomendable que vuelvas a recordar las reglas del grupo e invites amablemente a que las respeten para mantener el orden.
Respeta los horarios
Aunque no tienes control sobre los horarios en que pueden escribir los padres, puedes sugerir que se use el sentido común. Nadie quiere que lo despierten a las 3 de la mañana con un proverbio chino atribuido a un autor dudoso.
Utiliza una alternativa más adecuada
Aunque los grupos de WhatsApp sean una herramienta bastante utilizada, existen alternativas como Eventifica que resultan más adecuadas para gestionar la comunicación con las familias.
Lo que hace que esta herramienta sea tan adecuada es que está diseñada pensando en la comunicación de los colegios y los problemas que enfrentan a diario.
Para empezar, ofrece una app gratuita para los padres que les da la garantía de que todo lo que reciban sea información de parte del colegio y es de su interés.
Desde el punto de vista de los docentes, administradores y directores, les permite llevar fácilmente un control de todo lo que se comunicó, en qué momento, por quién y a qué grupos. Además, incluye varias secciones con formatos preestablecidos para informar sobre eventos, el menú del comedor, los horarios de los deportes y más, haciendo que cada comunicado llegue a los padres de una forma visualmente atractiva y muy clara.
Conclusión
Lo que hace tan difícil manejar de forma eficiente los grupos de WhatsApp es que no fueron creados para la comunicación institucional y los padres ya están acostumbrados a utilizarlos de una forma social y recreativa.
Lo cierto es que, por más que hagas un gran esfuerzo e intentes mantenerlos bajo control, es muy probable que en algún punto comiencen a generarte dificultades. Por eso siempre es recomendable utilizar herramientas más adecuadas como la que mencionamos antes.
Si en tu colegio aún no cuentan con una herramienta de comunicación y siguen utilizando los grupos de WhatsApp para comunicarse de forma oficial con los padres, intenta poner en práctica los puntos de este artículo.
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