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A continuación, describimos los pasos necesarios para realizar el cambio de año de la manera más eficiente posible.

*Tu usuario debe tener el rol «Admin» para poder realizar los siguientes pasos.

1. Elimina los usuarios que ya no pertenecen al colegio

Ve a Usuarios en el menú lateral:

  1. Selecciona todos los usuarios que ya no deben tener acceso a la app utilizando el check a la izquierda de cada renglon.
  2. Toca el botón “Eliminar usuarios seleccionados” para eliminarlos de la plataforma.

*Puedes buscar usuarios por nombre o filtrarlos por nivel/grado/clase.

2. Crea las planillas de usuarios

Para crear las nuevas planillas de usuarios tienes varias opciónes: Exportarlas desde tu sistema de gestión, generarlas a mano o exportar los usuarios actuales de cada grupo de la app.

Opción 1: Desde tu sistema de gestión o a mano

  1. Descarga las planillas de Excel de ejemplo para cada tipo de usuario: Estudiantes y padres, Docentes, Administradores y Usuarios en grupos. Puedes encontrarlas en la pantalla de Usuarios > Importar desde excel > «Tipo de planilla» > Descargar plantilla.
  2. Completa los datos de los usuarios en cada archivo respetando el formato de las columnas.

Mira el siguiente video para saber cómo completar cada columna:

Opción 2: Exportando los grupos de la app

  1. Ve a Usuarios > toca el botón con 3 puntitos (arriba a la derecha) > Exportar a excel.
  2. Descarga todas las planillas que se muestran en esta pantalla:
    • Estudiantes y padres
    • Docentes
    • Administradores
    • Usuarios en grupos

3. Actualiza los datos de las planillas

*Si generaste las planillas actualizadas directamente desde tu sistema de gestión o a mano puedes saltear este paso.

Planilla de Estudiantes y padres

Actualiza el nivel/grado/grupo de los estudiantes

La recomendación es hacerlo en orden inverso, es decir, de arriba hacia abajo:

  • Ej.: Actualizar los estudiantes de 5to a 6to, de 4to a 5to, de 3ro a 4to, etc.

Agrega los usuarios de los nuevos ingresos (padres y estudiantes)

Agrega un renglón para cada estudiante nuevo.

Planilla de Docentes

Actualiza las clases/materias según corresponda.

Elimina y agrega los usuarios de docentes que haga falta.

Planilla de Administradores

Los administradores son usuarios que tienen permisos para realizar todas las funcionalidades de la plataforma. Si corresponde, agrega o elimina usuarios administradores de esta planilla.

Planilla de Grupos

Esta planilla generalmente se utiliza para grupos adicionales a los de la estructura académica de nivel/grado/clase.

Actualiza los usuarios en los grupos que corresponda.

Puedes crear nuevos grupos simplemente escribiendo el nombre en la columna «Grupo»

4. Crea un nuevo ciclo lectivo

Toca tu nombre en la barra de arriba a la derecha > Configurar institución > Estructura académica > Crear ciclo lectivo y asigna un nombre para el nuevo ciclo lectivo.

Toca el lápiz que se encuentra a la derecha del ciclo lectivo que acabas de crear para editarlo y elige la opción «Marcar como ciclo lectivo actual» > Confirma el cambio escribiendo la frase «CICLO ACTUAL» > Toca el botón Confirmar y luego Guardar.

5. Importa las planillas de usuarios

Dirígete a Usuarios > Importar desde excel.

Elige una opción y sube la planilla correspondiente.

Repite este paso para todas las planillas.

6. Verifica que todo esté bien

*Si el año lectivo anterior tenías usuarios asignados como directores de nivel debes volver a asignarlos, de lo contrario puedes saltear este paso.

Para esto busca el usuario que debe quedar como director en la tabla de Usuarios > toca el renglón para entrar a su perfil.

En la pestaña «Datos de acceso» verifica que tenga el rol «Director», si no lo tiene debes agregárselo.

En la pestaña «Niveles y grupos» toca el botón Editar que se encuentra a la derecha del titulo «Niveles director» y asigna los niveles que corresponda.

Repite este paso para cada director.

7. Carga el contenido inicial

Crea algunos comunicados o eventos para que los padres vean el tipo de contenido que recibirán. Si al entrar por primera vez a la app, no encuentran nada de utilidad pueden verse mas propensos a desinstalarla.

Sigue los siguientes tips para cargar el contenido de la mejor manera: Haz clic aquí para ver los tips.

8. Promociona la app

Utiliza los medios habituales de comunicación para informar a los padres sobre la existencia de la app, cómo descargarla y cómo acceder a ella. Además, puedes mencionar la app en la primera reunión de padres del año e incluso dar un tiempo para que la descarguen en ese mismo momento.

¡Listo!

Ya estás listo para comenzar el año  y comunicarte al instante con las familias.